Beste Software für Buchhaltungsbüros
Die Buchhaltung ist der klarste Fall für ein Kundenportal, weil sich die Arbeit jeden Monat wiederholt und die Dokumente immer zu spät kommen. Bei der Werkzeugfrage geht es meist darum, dieselben vier Aufgaben immer wieder zu reduzieren. Diese Seite behandelt, was zu prüfen ist, welche Tools Buchhalter tatsächlich in Betracht ziehen und wo jedes davon aufhört, die richtige Antwort zu sein.
Wie die Arbeit tatsächlich aussieht
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Neuen Kunden onboarden
Zugänge, Mandatsdaten und einen unterzeichneten Leistungsumfang einholen, bevor die Arbeit beginnt — ohne einen dreiwöchigen E-Mail-Verlauf.
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Der Monatszyklus
Immer dieselben wenigen Dokumente nachfassen, die Bücher abschließen und etwas herstellen, das der Kunde lesen kann.
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Abrechnung nach Zeitplan
Dieselbe Arbeit, monatlich gleich abgerechnet. Manuelle Rechnungsstellung ist eine Steuer auf Ihren eigenen Kalender.
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Fragen bearbeiten
Kunden fragen, warum sich eine Zahl geändert hat. Ein Portal und eine Aktivitäts-Chronologie machen daraus einen Blick in einen Datensatz statt eines Anrufs.
Was Sie prüfen sollten, bevor Sie sich festlegen
Die Fragen, die sich lohnen, bevor Sie irgendetwas unterschreiben — und wie eine gute Antwort in jedem Fall klingt.
Können Kunden ohne E-Mail hochladen?
Die Funktion mit dem größten Hebel für ein Buchhaltungsbüro. Wenn der Kunde einen Anhang mailen muss, werden Sie ihn verfolgen.
Funktioniert wiederkehrende Abrechnung einfach so?
Ein Zeitplan, der Rechnungen erzeugt, ohne dass Sie sie neu tippen. Prüfen Sie, ob Teilzahlungen und Mahngebühren für Sie erledigt werden.
Welches Hauptbuch wird unterstützt?
Xero und QuickBooks sind beide relevant und kosten nicht gleich viel zu bedienen. Bestätigen Sie Ihr tatsächliches Hauptbuch, nicht das, zu dem Sie vielleicht wechseln würden.
Was passiert mit Ihrer Zeit?
Abrechenbare Stunden je Kunde, mit Auswertung zur Auslastung. Wenn Sie die Marge je Kunde nicht sehen, raten Sie bei Ihrer eigenen Preisgestaltung.
Ist der Preis pro Platz bei zwei Personen tragbar?
Die meisten Büros haben ein bis drei Personen. Preis pro Platz ist in dieser Größe eine echte Kostenposition; prüfen Sie, ob die kostenlose Stufe für eine Testphase reicht.
Kann der Kunde die Arbeit sehen?
Eine gemeinsame Sicht auf Erledigtes und Offenes reduziert Mails mit „wie hoch ist mein Saldo?“ stärker als jede andere Funktion.
Gehen Erinnerungen von selbst raus?
Überfällige Rechnungen werden nach einem Zeitplan nachgefasst, mit Nachweis dessen, was versandt wurde — nicht durch wen es gerade einfällt.
Können Sie sauber wechseln?
Vollständiger Export von Kunden, Dokumenten, Rechnungen und Zahlungen. Eine Abhängigkeit von den Bücherdaten eines Büros ist ein ernstes Risiko.
Die Tools, mit denen bookkeeping practices tatsächlich arbeiten
Aufgeführt in ungefähr der Reihenfolge, in der sie in Gesprächen vorkommen, nicht als Rangliste. Jede nennt, was sie ist und für wen sie sich eignet, damit Sie schnell erkennen, ob sie die falsche Form für Sie sind.
QuickBooks Online
die Buchhaltungsplattform, mit der die meisten Büros anfangen und in der die meisten Mandantenbücher liegen
Am besten für Büros, in denen Kunden selbst buchen und Sie ein konventionelles Hauptbuch brauchen
Website von QuickBooks OnlineWave
eine tatsächlich kostenlose Rechnungsstellungs- und Buchhaltungslösung ohne Kosten pro Platz
Am besten für Einzelbuchhalter mit einfachen Anforderungen, die nichts für Software ausgeben wollen
Website von WaveXero
ein Kleinunternehmen-Hauptbuch mit stärkerer Auswertung und aufgeräumterer Oberfläche
Am besten für Büros, die Wave hinterher sind und mehr Struktur im Hauptbuch wollen
Website von XeroFreshBooks
Rechnungsstellung mit automatischen Zahlungserinnerungen, gebaut um das bezahlt werden
Am besten für Büros, deren größtes Problem langsames Zahlungseingehen ist und nicht das Nachfassen wegen Dokumenten
Website von FreshBooksKarbon
eine Kunden- und Ablaufebene für das gesamte Büro
Am besten für Büros mit mehreren Mandanten, die Aufgaben und Mandatsverfolgung für alle Mandanten zugleich wollen
Website von Karbonourohqdiese Seite
ein Arbeitsbereich, in dem Dokumentenanforderungen, wiederkehrende Abrechnung, Kundenportal und Hauptbuch-Synchronisierung ein System sind statt vier
Am besten für Büros mit ein bis fünf Personen, die ein Kundenportal, planbare Rechnungsstellung sowie Xero und QuickBooks wollen — ohne Jahresbindung
Die Links führen zur Website des jeweiligen Anbieters. Wir nennen hier keine Preise — veröffentlichte Preise werden stattdessen auf unseren Vergleichsseiten geprüft, datiert und verlinkt, denn ein Leitfaden, der Zahlen nachbildet, die er nicht prüfen kann, veraltet still.
Diese Seite ist nicht für Sie, wenn
- Sie sind Einzelbuchhalter ohne Softwarekosten und finden Wave ausreichend — sie ist kostenlos, und wir tun nicht so, als wäre es anders.
- Ihre Kunden insistieren darauf, ihre Bücher selbst in QuickBooks zu führen, und brauchen nur ein Portal zum Ansehen — HoneyBook oder ein Portal-Add-on kann günstiger sein.
- Sie brauchen Lohnabrechnung, Inventar oder Konzolidierung mehrerer Einheiten im selben Tool; eine dedizierte Kanzleismanagement-Plattform ist vielleicht die bessere Investition.
Fragen, die bookkeeping practice stellen
- Was ist die wertvollste Funktion für ein kleines Buchhaltungsbüro?
- Dokumentenanforderungen, die der Kunde selbst erledigt. Das ist unspektakulär, es ist die Sache, die Sie jeden Monat tun, und es eliminiert den kompletten E-Mail-Verlauf. An zweiter Stelle steht die wiederkehrende Rechnungsstellung nach Zeitplan, aus demselben Grund: Das ist Arbeit, die Sie ohnehin tun, nur ohne Tippen.
- Soll ein Buchhalter dieselbe Software nutzen wie der Steuerberater seines Kunden?
- Nein, und es zu versuchen ist eine häufige Fehlerquelle. Ihrem Kunden gehört sein Hauptbuch; Sie brauchen Kundenverwaltung, Dokumentensammlung und Abrechnung. Es gibt nur einen Grund für eine Angleichung: wenn Sie in seinen Büchern arbeiten — und dann ist die Integration wichtiger als die Plattform.
- Wie bringe ich eine Kundenliste über?
- Als CSV importieren. Die wichtigen Felder sind der Name des Kunden, die Kontakt-E-Mail und eine Referenz, die Sie verwenden — Mandatsnummer, Steuernummer oder eine Notiz. Alles andere lässt sich später ergänzen.
- Ist die Preisberechnung pro Platz bei zwei Personen ein Problem?
- Zwei Plätze sind die unbequemste Zahl für die Preisberechnung pro Platz. Prüfen Sie zuerst die kostenlose Stufe — Sie können die Prüfung und einen Testmonat vielleicht ohne Bezahlung fahren und erst entscheiden, wenn das Büro groß genug ist, damit das Modell Sinn ergibt.
Jedes Tool unten ist genannt, weil Praktiker es beim Namen fragen, nicht weil es für alle die richtige Antwort ist. Auf jeder Seite steht außerdem, für wen es nicht gedacht ist — denn ein Leitfaden, der allen passt, ist kein Leitfaden. OuroHQ ist in der eigenen Liste enthalten, mit derselben Behandlung wie alle anderen.